新型コロナで、在宅勤務が続く中、業務管理の仕方とは？

私は普段上海で働いていますが、先週に続いて今週も在宅勤務となりました。

春節も含めると、ほぼ一か月ぐらい会社に行ってないですね😆

復帰できるのだろうか、本当に心配です。

仕事について在宅勤務でも問題なくできるのですが、やっぱり心配なのはスタッフですね。

コロナウィルスのせいで、学校も休みになってるので、子供のいる家庭では子育てで仕事どころじゃない可能性があります。

少しぐらいならいいのですが、在宅勤務という扱いなので、仕事は頑張ってもらわないといけないですね(笑)

それでは、中国人スタッフの業務管理をどのようにやれば良いのか、私がやっている管理法を書いてみました。

毎朝のミーティング

在宅勤務は2/10週から始まったのですが、毎朝Wechat音声通話を使ってミーティングをするようにしています。

>時間的には10分から30分と短いのですが、毎朝やる事で仕事のスイッチが入るので、必ずやるようにしています。

議題は主に以下です。

これらを一人一人聞くようにしています。

みんなで一つ一つ確認しながらやる事で、各自が忘れていたことを思い出すキッカケにもなるので、関係のない人にも聞かせる事は重要だと思います。

正直言って、毎日やるのはやりすぎかなと思ってましたが、次第に中国人リーダーが仕切り始め、仕事へのモチベーションを高める場になってきたので、良い傾向だと思います。

毎日の仕事は、日報にまとめてもらうようにしています。

これまで日報は全く書いていなかったのですが、日々の仕事の進捗や業務量を把握するために書いてもらいます。

ただ、日報は、担当によって書く内容のレベル感が異なるので、仕事が少ない担当ほど細かく書き、仕事をやってる感を出してきます(笑)

このため、3日目からは各仕事に対してかかった時間も併記してもらう事にしました。

これにより、誰が仕事量が多いのか分かるようになりました。

書く量が多いスタッフは、案の定、仕事量は少なかったようです(笑)

仕事量が少なくても会社は給与を出さなければなりません。

今の状態は、我々のお客様も動いていないので、仕事が少ないのは仕方ないのですが、今の空いている時間を有効に使いたいと思ってます。

このため、空いている時間に本やWebで調べて勉強してもらったり、オンラインで学習できるサイトに登録して勉強する事で、各自のスキルアップを進めてます。

2/17週から本格勤務に移るところも出ましたが、2/24週、3/2週には多くの企業が本通常勤務に戻ると思われます。

通常勤務になると、地下鉄やバスなどが混み、感染のリスクがあるため、車通勤や出勤時間を変えるなどを考える必要があると思います。

他には、マンションからの出入り制限がかかっている点です。

うちのスタッフのマンションは、部屋ごとに同時に出入りする人数を制限しており、社員が出勤する事で家族が出入りできなくなってます。

このため、一部の社員は在宅勤務を続けるなどの判断も必要かもしれません。

こちらはうちのマンションの出入り証明書です。先週からこれがないとマンションの外のゲートを通過できなくなりました。